Politica de Protecție a Datelor cu Caracter Personal — BOX IN DEPOT S.R.L.
1. Dispoziții generale
Prezenta Politică de protecție a datelor cu caracter personal (denumită în continuare „Politica") stabilește cadrul juridic și operațional în care societatea BOX IN DEPOT CHD S.R.L. (denumită în continuare „Operatorul") prelucrează datele cu caracter personal, în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR"), precum și ale legislației naționale aplicabile.
Operatorul prelucrează datele cu caracter personal în mod legal, echitabil și transparent, exclusiv pentru scopuri determinate, explicite și legitime, în strictă conformitate cu principiile prevăzute la art. 5 din GDPR.
Prezenta Politică se aplică tuturor persoanelor fizice ale căror date sunt prelucrate în contextul activităților desfășurate de Operator, inclusiv, dar fără a se limita la: clienți, potențiali clienți, reprezentanți ai persoanelor juridice, persoane de contact, persoane care participă la operațiuni de preluare sau livrare, precum și orice alte persoane care interacționează cu Operatorul.
2. Identificarea operatorului și date de contact
Operatorul datelor cu caracter personal este:
BOX IN DEPOT CHD S.R.L., înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J2026017920003, având Codul Unic de Înregistrare [CUI] 54277397, atribut fiscal RO, cu sediul social în Sat Ceacu, Comuna Cuza Vodă, str. Calea Călărași, nr. 54A, jud. Călărași, Cont RO53INGB0000999919471349 (RON) deschis la ING Bank București Centrala, reprezentată prin Corina Cristache, în calitate de Administrator, denumită în prezentul contract „Operatorul".
Pentru exercitarea drepturilor sau pentru orice solicitare privind protecția datelor, persoanele vizate pot contacta Operatorul la:
E-mail: office@boxindepot.ro
Operatorul poate desemna un responsabil cu protecția datelor (DPO), intern sau externalizat, caz în care datele acestuia vor fi comunicate în mod corespunzător.
3. Principiile prelucrării
Operatorul prelucrează datele cu caracter personal cu respectarea cumulativă a următoarelor principii:
Prelucrarea este realizată în temeiul unui temei juridic valid, într-un mod transparent față de persoana vizată și limitată strict la scopurile pentru care datele au fost colectate. Datele sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopul prelucrării.
Operatorul adoptă măsuri rezonabile pentru a se asigura că datele sunt exacte și actualizate, iar acolo unde este necesar, acestea sunt rectificate sau șterse fără întârziere.
Stocarea datelor se realizează pe o perioadă limitată, determinată în funcție de natura relației contractuale și de obligațiile legale incidente.
Datele sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea acestora, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale, pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale.
4. Scopurile și temeiurile prelucrării
Operatorul prelucrează datele cu caracter personal în următoarele scopuri:
4.1. Executarea relației contractuale
Datele sunt prelucrate în vederea inițierii, încheierii și executării contractului de prestări servicii, inclusiv pentru gestionarea comenzilor, organizarea operațiunilor de colectare și livrare, emiterea documentelor contractuale și efectuarea facturării.
Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b GDPR.
4.2. Îndeplinirea obligațiilor legale
Operatorul prelucrează datele în vederea respectării obligațiilor legale care îi revin, inclusiv cele de natură fiscală, contabilă și arhivistică.
Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. c GDPR.
4.3. Interesul legitim al Operatorului
Operatorul poate prelucra date în scopul protejării intereselor sale legitime, inclusiv pentru gestionarea relației comerciale, prevenirea fraudelor, asigurarea securității operațiunilor și apărarea drepturilor în cadrul procedurilor judiciare.
Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. f GDPR.
4.4. Comunicări comerciale
În baza consimțământului expres al persoanei vizate, Operatorul poate transmite comunicări comerciale, oferte sau informații promoționale.
Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. a GDPR.
5. Categorii de date prelucrate
În funcție de natura relației cu persoana vizată, Operatorul poate prelucra următoarele categorii de date: date de identificare, precum nume și prenume, date de contact, precum adresă, e-mail și număr de telefon, date contractuale și financiare, inclusiv informații privind serviciile utilizate și istoricul plăților, date rezultate din interacțiunea cu platforma sau serviciile Operatorului, semnături și documente aferente relației contractuale.
Operatorul nu prelucrează, în mod obișnuit, date din categorii speciale.
6. Limitarea prelucrării privind conținutul bunurilor
Având în vedere natura serviciilor prestate, Operatorul nu prelucrează date referitoare la conținutul bunurilor depozitate. Cutiile sunt sigilate în prezența Clientului, iar Operatorul nu deschide, nu verifică și nu inventariază conținutul acestora. În consecință, orice informații privind natura bunurilor nu sunt colectate și nu fac obiectul prelucrării datelor cu caracter personal.
Responsabilitatea privind conținutul bunurilor aparține exclusiv Clientului.
7. Destinatarii și categoriile de împuterniciți
Datele cu caracter personal pot fi divulgate, în măsura necesară, către terți, inclusiv furnizori de servicii IT, servicii de contabilitate, procesatori de plăți sau alți parteneri contractuali implicați în desfășurarea activității. Operatorul se asigură că orice astfel de terți prelucrează datele în conformitate cu dispozițiile GDPR, în baza unor acorduri contractuale corespunzătoare, încheiate conform art. 28 GDPR.
Datele pot fi comunicate autorităților publice, în măsura în care există o obligație legală în acest sens.
8. Durata de stocare
Datele sunt păstrate pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, precum și pentru respectarea obligațiilor legale. Documentele contractuale și aferente relației comerciale sunt păstrate, în general, pentru o perioadă de 5 ani de la încetarea raporturilor contractuale, dacă legislația aplicabilă nu prevede un termen mai lung.
După expirarea perioadelor de stocare, datele sunt șterse sau anonimizate, în mod ireversibil.
9. Securitatea datelor
Operatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal, inclusiv măsuri de control al accesului, sisteme informatice securizate, politici interne de acces și proceduri de monitorizare. Accesul la date este limitat la persoanele autorizate, în funcție de rolul și atribuțiile acestora.
Operatorul depune toate diligențele pentru a preveni accesul neautorizat, utilizarea abuzivă sau pierderea datelor.
10. Drepturile persoanelor vizate
Persoanele vizate beneficiază de drepturile prevăzute de GDPR, inclusiv dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție. Aceste drepturi pot fi exercitate prin transmiterea unei solicitări către Operator, utilizând datele de contact indicate în prezenta Politică.
Operatorul va răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de lege.
11. Transferuri internaționale de date
Datele cu caracter personal nu sunt transferate în afara Spațiului Economic European.
În cazul în care astfel de transferuri vor deveni necesare, Operatorul va implementa garanții adecvate, inclusiv clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.
12. Răspundere
Operatorul nu răspunde pentru eventualele erori sau inexactități ale datelor furnizate de persoanele vizate și nici pentru consecințele utilizării necorespunzătoare a platformei.
Persoanele vizate au obligația de a furniza date corecte și actualizate.
13. Modificarea politicii
Operatorul își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică, în orice moment, în funcție de evoluțiile legislative sau operaționale.
Versiunea actualizată va fi publicată pe platformă și va produce efecte de la data publicării.
14. Dispoziții finale
Prezenta Politică se completează cu prevederile:
- Termenilor și Condițiilor;
- Contractului de prestări servicii;
- Proceselor Verbale de Preluare și Returnare.
În caz de neconcordanță, prevalează prevederile contractului.